E-Mail-Antwort-Entwürfe automatisch generieren — n8n + Claude

Workflow 2 von 5

Eingehende Support-E-Mails werden klassifiziert und mit kontextbasiertem Antwort-Entwurf im Postfach abgelegt. Ein Mensch reviewed in 30 Sekunden und sendet. Tempo: 3-fach. Tonalität: konsistent.

Was dieser Workflow macht

Eingehende E-Mails im Support- oder Vertriebs-Postfach werden automatisch klassifiziert. Pro E-Mail wird ein passender Antwort-Entwurf als Draft ins Postfach gelegt — nicht gesendet. Ein Mensch reviewed, passt ggf. an und sendet. Tempo-Gewinn: 60–80 % bei wiederkehrenden Anfragen.

Wichtig: kein vollautomatischer Versand. Das ist bewusst — siehe Human-in-the-Loop.

Voraussetzungen

• n8n mit IMAP-Zugang zum Postfach
• Gmail / Outlook 365 (für Draft-API)
• Anthropic- oder OpenAI-API-Key
• FAQ / Wissens-Dokument als Kontext (PDF, Notion, Confluence — beliebig)

Der Prompt

Du beantwortest E-Mails für das Support-Team von [Unternehmen].

KONTEXT:
- Wir sind ein [Branchen]-Unternehmen
- Unser Ton: freundlich, professionell, klar, kein Konjunktiv-Brei
- Wir sind per Du / per Sie [eines auswählen]
- Bei Unsicherheit: ehrlich sagen und an Mensch eskalieren

AUFGABE:
1. Klassifiziere die E-Mail in eine dieser Kategorien:
   - RECHNUNG (Frage zu Beleg, Zahlung, Mahnung)
   - PRODUKT (Frage zu Funktion, Feature)
   - STÖRUNG (Bug, Ausfall, Fehler)
   - VERTRIEB (Anfrage, Angebot)
   - SONSTIGES
2. Schreibe einen Antwort-Entwurf mit:
   - Konkreter Antwort auf die Frage
   - Verweis auf relevante FAQ-Seite (siehe unten)
   - klarem nächsten Schritt
3. Bei STÖRUNG ODER unsicherer Kategorisierung: Entwurf mit Hinweis "[BITTE PRÜFEN]".

FAQ-AUSZUG:
{{$json.faq_context}}

E-MAIL:
Von: {{$json.from}}
Betreff: {{$json.subject}}
Body: {{$json.body}}

Antworte als JSON:
{
  "category": "...",
  "draft": "Vollständiger Antwort-Text inkl. Anrede + Grußformel",
  "needs_review": true|false,
  "reason": "Warum (un)sicher"
}

Schritt-für-Schritt-Setup

1. IMAP-Trigger auf das Support-Postfach. Polling alle 1 Minute. Nur ungelesene E-Mails.
2. FAQ-Kontext laden aus Notion/Confluence/PDF — als Text-Block in die Variable faq_context.
3. Claude-Node mit dem Prompt oben. Modell: Claude 3.5 Sonnet oder GPT-5 mini.
4. Gmail/Outlook-Node: Action „Create Draft". Empfänger: {{$json.from}}. Betreff: Re: {{$json.subject}}. Body: {{$json.draft}}.
5. Label setzen: Original-E-Mail bekommt Label „ki-entwurf-bereit".

Kosten + Performance

• API-Kosten: 0,005–0,02 € pro E-Mail (je nach Länge + Modell)
• Latenz: 4–10 Sekunden bis Draft erscheint
• Akzeptanz-Rate: in Pilot-Projekten 65 % Drafts ohne Anpassung versendet, 30 % mit kleinen Edits, 5 % verworfen

Was dieser Workflow NICHT tun darf

• Niemals automatisch versenden — auch nicht bei „hoher Konfidenz".
• Niemals Rechnungs-Korrekturen oder verbindliche Zusagen vom Modell formulieren lassen ohne Mensch-Approval.
• Niemals Kunden-Daten an Cloud-KI senden, ohne dass es in der KI-Richtlinie erlaubt ist.

Erweiterungen

• Vector-DB statt FAQ-Text: Bei großer FAQ → Embeddings + semantische Suche, nur Top-3-Treffer in den Prompt
• Multi-Lingual: Sprach-Erkennung vorschalten, Prompt entsprechend wählen
• Eskalations-Pfad: bei needs_review=true → Slack-Ping an Teamlead

Verwandte Ressourcen

• Automatisierung-Hub: alle 5 Workflows im Überblick
• Lokale KI-Modelle für sensible Daten
• KI-Richtlinie für KMU (kostenloses Muster)
• n8n — Glossar-Eintrag
• Workflow-Automatisierung — Grundlagen