KI-Telefonassistent für Handwerk und Praxis: Kosten, Anbieter, Recht

Was ist ein KI-Telefonassistent?

Ein KI-Telefonassistent ist ein Sprachprogramm, das eingehende Anrufe selbst annimmt, ein normales Gespräch führt und das Ergebnis schriftlich weitergibt. Er versteht frei gesprochene Sätze, du musst also keine Tasten drücken wie bei „Drücken Sie die 1“.

Zum Anrufbeantworter gibt es zwei Unterschiede. Der Assistent fragt nach, wenn etwas fehlt, etwa die Adresse der Baustelle. Und du bekommst nach jedem Anruf eine Zusammenfassung per Mail, App oder Messenger, statt dir zehn Sprachnachrichten anzuhören.

Technisch hängen drei Bausteine hintereinander: Spracherkennung, ein Sprachmodell wie ChatGPT oder Claude, das die Antwort formuliert, und eine künstliche Stimme. Die Anbieter unterscheiden sich darin, wo diese Bausteine laufen und was sie an Kalender, Kundendatenbank oder Branchensoftware anbinden.

Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Für einen kleinen Betrieb kostet ein KI-Telefonassistent je nach Anbieter zwischen 0 und rund 400 € im Monat. Abgerechnet wird nach Minuten, nach Anrufen oder nach „Konversationen“, deshalb lassen sich die Listenpreise nicht direkt vergleichen.

Wir haben deshalb einen Beispielbetrieb gerechnet: 300 Anrufe im Monat, im Schnitt zwei Minuten lang, also 600 Gesprächsminuten. Preise laut Anbieterseiten am 29.10.2026.

* Werbelink. Placetel nennt auf der Preisseite nicht, ob netto oder brutto. IONOS zählt Anrufe statt Minuten, die Dauer spielt dort keine Rolle. HalloPetra rechnet „Arbeitsminuten“, in die auch E-Mails und Belege einfließen.

Der billigste Eintrag hat einen Haken. Im Free-Tarif von sipgate nimmt der Assistent nur einen Anruf gleichzeitig an und spricht nur eine Sprache. Ruft während eines Gesprächs ein zweiter Kunde an, hört er das Besetztzeichen. Für einen Betrieb, bei dem nach 17 Uhr nur ab und zu jemand anruft, reicht das. Für eine Praxis am Montagmorgen nicht.

Welche Anbieter gibt es in Österreich und Deutschland?

Für kleine Betriebe im deutschsprachigen Raum kommen vor allem fonio, sipgate, Placetel, IONOS, VITAS und HalloPetra infrage. Alle werben mit DSGVO-Konformität. Wie genau sie das belegen, ist sehr unterschiedlich.

fonio.ai: der Anbieter aus Wien

fonio wurde 2024 in Wien gegründet und richtet sich an kleine und mittlere Betriebe. Der Solo-Tarif hat 1.000 Minuten, jede weitere 100 kosten 15 €. Laut Preisseite gibt es 120 Stimmen und über 60 Sprachen, Kalenderbuchung, Anrufweiterleitung an Mitarbeiter, Gesprächsaufzeichnung mit Löschfunktion und das Auslesen strukturierter Felder wie Name oder Anliegen. Den Assistenten füttert man mit der eigenen Website, er baut daraus seine Wissensbasis.

Zum Datenschutz schreibt fonio in einer Pressemitteilung vom Februar 2025, die Infrastruktur liege in Europa und die Anrufe liefen über Server in Nürnberg. Die Telefonnummern stellt laut Preisseite der Carrier Twilio, ein US-Unternehmen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es, individuelle Verträge ab dem Scale-Tarif.

Zwei Einschränkungen solltest du kennen. Im Solo-Tarif läuft nur ein Gespräch gleichzeitig, ab drei parallelen Anrufen brauchst du den Team-Tarif für 359 € netto im Monat (299 € bei Jahreszahlung). Und laut dem Branchenportal Medizinio bindet fonio keine Praxissoftware an, nur Google- und Microsoft-Kalender.

Ausprobieren kannst du fonio, ohne etwas einzurichten: Du gibst deine Website-Adresse ein, und fonio baut daraus einen Testassistenten, den du sofort anrufen kannst.

sipgate sona: am günstigsten für den Einstieg

sipgate aus Düsseldorf betreibt nach eigenen Angaben eigene KI-Modelle in deutschen Rechenzentren. Der Gratis-Tarif mit 500 Minuten ist ohne Kreditkarte nutzbar und taugt zum Ausprobieren. Ab dem Starter-Tarif für 69,95 € netto kommen neun Sprachen, zwei parallele Gespräche und Anbindungen an CRM, Ticketsystem und Shop dazu.

Placetel AI: viele parallele Anrufe

Placetel gehört zum britischen Konzern Gamma. Schon der kleinste Tarif nimmt unbegrenzt viele Anrufe parallel an, was bei Stoßzeiten zählt. Jede KI-Rufnummer kostet 9 € im Monat extra, und wer an einen Mitarbeiter weiterleitet, zahlt pro Minute 0,025 € (intern) bzw. 0,05 € (externe Nummer) dazu. Getestet werden kann zehn Tage mit 50 Freiminuten.

IONOS: Pauschale statt Minuten

IONOS rechnet als einziger Anbieter hier pro Anruf ab, die All-Flat für 99 € enthält alle Anrufe. Das ist planbar, wenn deine Gespräche lang dauern. Kalender (Google, Outlook, Cal.com, Calendly) und Terminbuchung gibt es ab Flex Pro. Der Assistent erkennt laut IONOS Schlüsselwörter wie „Wasserschaden“ oder „akute Schmerzen“ und stellt dann sofort zu einer Notfallnummer durch. Wo genau die Daten verarbeitet werden, nennt IONOS nicht, nur „europäische Infrastruktur“.

VITAS: Hosting in Deutschland, viele Praxen

VITAS aus Nürnberg ist nach eigenen Angaben C5- und ISO-27001-zertifiziert und kommt ohne ausländische Drittanbieter aus. Abgerechnet wird pro Konversation, dazu zählen auch SMS und automatische Rückrufe. Getestet wird 30 Tage mit 500 Konversationen, die Testphase endet von selbst. Mehrsprachigkeit kostet 99 € pro Nummer und Monat extra.

HalloPetra: fürs Handwerk gebaut

HalloPetra hat eigene Seiten für 14 Gewerke von SHK bis Schornsteinfeger und bindet laut Anbieter 23 Handwerkerprogramme an, darunter TAIFUN und OneQrew. In jedem Tarif sind neben dem Telefon auch E-Mail, WhatsApp, Bautagebuch und Belegerfassung drin. Das macht den Preis höher als bei reinen Telefonassistenten. Brauchst du nur das Telefon, gibt es das auf Anfrage ab 99 € für 100 Minuten.

Welcher KI-Telefonassistent passt zum Handwerk?

Für einen Handwerksbetrieb zählen drei Dinge: Notfälle sofort durchstellen, Aufträge vollständig aufnehmen und die Daten dort ablegen, wo das Büro sie sucht.

• Notfälle: Rohrbruch, Heizungsausfall, Stromausfall. Lege die Schlüsselwörter fest und eine Nummer, an die durchgestellt wird. Teste das mit drei Anrufen, bevor du live gehst.
• Auftragsaufnahme: Name, Adresse, Rückrufnummer, was kaputt ist, seit wann, Foto per WhatsApp erwünscht. Je genauer die Liste der Pflichtfelder, desto weniger musst du zurückrufen.
• Weitergabe: Arbeitest du mit Handwerkersoftware, prüfe zuerst, was die schon mitbringt. ToolTime hat einen eigenen Telefonassistenten, der Anrufer mit dem Kundenstamm abgleicht. HERO bietet seit Mai 2026 „HERO Voice“ an, auch ohne HERO-Software. Beides berichtet das Handwerksblatt, Preise haben wir nicht gefunden.

Hast du keine Branchensoftware, reicht ein allgemeiner Anbieter mit Kalender und Mail-Zusammenfassung. Für einen kleinen Betrieb in Österreich ist fonio ein naheliegender Start, für einen Testlauf ohne Kosten sipgate Free.

Was braucht eine Arztpraxis zusätzlich?

Eine Arztpraxis braucht einen Anbieter, der Gesundheitsdaten verarbeiten darf, schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist und Termine direkt in die Praxissoftware bucht. Der Preis ist dagegen zweitrangig.

Schon der Satz „Ich brauche einen Termin wegen meiner Rückenschmerzen“ ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO. In Deutschland macht sich die Ärztin nach § 203 StGB strafbar, wenn sie einen Dienstleister einbindet, ohne ihn zur Geheimhaltung zu verpflichten. In Österreich erstreckt § 54 Ärztegesetz die Verschwiegenheit auf Hilfspersonen. Du brauchst also neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag eine eigene Verschwiegenheitserklärung des Anbieters und in aller Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung.

Wer schon Doctolib nutzt, bekommt dort einen Telefonassistenten, der direkt in den Doctolib-Kalender bucht und zwischen gesetzlich und privat Versicherten unterscheidet. Laut dem Vergleichsportal Medizinio (Datenstand Oktober 2026) gibt es ihn nur im Paket „Patientenmanagement“ für 229 € inklusive MwSt. pro Ärztin oder Arzt und Monat im Jahresabo, plus Einrichtung ab 399 €. VITAS bindet die Praxissoftware tomedo direkt an, andere über Partner oder Webhook. Für Anbieter ohne Anbindung an die Praxissoftware bleibt die Terminbuchung Handarbeit.

Entwicklerplattformen aus den USA wie Retell oder Vapi scheiden für Praxen praktisch aus. Retell verarbeitet laut eigenem Forum nur in US-Regionen von Amazon Web Services.

Muss der Anrufer erfahren, dass er mit einer KI spricht?

Ja. Seit 2. August 2026 verlangt Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen, spätestens beim ersten Kontakt.

Die Pflicht trifft formal den Anbieter des Systems. In der Praxis legst du die Begrüßung selbst fest, also gehört der Hinweis in den ersten Satz. Unsere eigene Anrufannahme meldet sich so: Sie stellt sich als KI-Assistentin vor und sagt dazu, dass es sich um eine künstliche Intelligenz handelt. Fragt jemand „Bin ich mit einem Menschen verbunden?“, antwortet sie ehrlich. Das ist eine Zeile im Prompt und kostet nichts.

Darf der Assistent Gespräche aufzeichnen?

Nur mit Einwilligung, und am besten zeichnest du gar nicht auf, sondern lässt dir nur eine Zusammenfassung schicken.

In Deutschland ist die heimliche Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Worts nach § 201 StGB strafbar. In Österreich erfasst § 120 StGB nur Äußerungen, die nicht für den Aufnehmenden bestimmt sind, verbietet aber, die Aufnahme ohne Einverständnis an Dritte weiterzugeben. Unabhängig davon gilt die DSGVO: Für eine Aufnahme brauchst du eine Rechtsgrundlage, eine Löschfrist und einen Hinweis in der Datenschutzerklärung.

Fast alle Anbieter bieten Transkript und Zusammenfassung ohne Tonaufnahme an. Das reicht für die Auftragsannahme, und du hast eine Baustelle weniger.

Kann ich den Telefonassistenten selbst bauen?

Ja, mit Plattformen wie Retell, Vapi oder ElevenLabs. Das ist günstig, braucht aber jemanden, der Prompts schreibt, Telefonie anbindet und Fehler sucht.

Wir haben das für unsere eigene Festnetznummer gemacht. Unser Assistent läuft auf Retell AI, die Nummer hängt über einen SIP-Trunk bei Twilio daran, als Sprachmodell dient Claude. Er fragt Name, Marke, Anliegen und Rückrufnummer ab, markiert dringende Fälle und stellt die auf Wunsch aufs Handy durch. Die Zusammenfassung kommt innerhalb von zwei Minuten per Telegram.

Drei Dinge haben wir dabei gelernt. Beim ersten Versuch brach jeder Anruf sofort ab, weil der API-Schlüssel aus einem Arbeitsbereich ohne hinterlegte Zahlungsmethode stammte. Die erste Stimme klang am Satzende gehetzt, wir haben sie gewechselt und die Sprechgeschwindigkeit leicht gesenkt. Und neue Einstellungen greifen erst, wenn die Agenten-Version veröffentlicht und der Telefonnummer neu zugewiesen ist.

Retell kostet laut Preisseite 0,07 bis 0,31 $ pro Minute, je nach Sprachmodell und Stimme. Mit Claude Sonnet und einer Standardstimme sind es rund 0,15 $, für die 600 Minuten des Beispielbetriebs also etwa 90 $ im Monat. Die Telefonie bei Twilio und deine Arbeitszeit kommen dazu. Für unsere Zwecke passt das, weil keine Gesundheitsdaten anfallen. Einer Praxis würden wir davon abraten.

Wer selbst baut, sollte zwei Neuerungen vom 20. Oktober 2026 kennen. ElevenLabs hat mit „Eleven Realtime“ Sprachmodelle vorgestellt, die laut Hersteller im Schnitt nach rund 0,6 Sekunden antworten, für 0,08 $ pro Minute plus Modellkosten. Mistral hat Voxtral 3 veröffentlicht, mit Voice-Agent-Schnittstelle und Endpunkten in der EU, laut Changelog noch als Vorschau.

Wie teste ich einen Anbieter, bevor Kunden anrufen?

Plane eine Woche und mindestens 20 Testanrufe ein, bevor du die Rufumleitung für Kunden einschaltest.

1. Lege die Weiterleitung zuerst nur für „nicht erreichbar“ und „nach 20 Sekunden“ an. Dann nimmt der Assistent nur, was sonst verloren ginge.
2. Lass drei Leute anrufen, die nicht wissen, was du eingestellt hast. Einer davon mit kräftigem Dialekt.
3. Probiere die Notfallwörter aus, und zwar umschrieben: „Bei mir rinnt Wasser aus der Decke“ statt „Wasserschaden“.
4. Frag den Assistenten, ob er ein Mensch ist, und nach einem Preis, den du ihm nicht gegeben hast. Er muss ehrlich antworten und darf nichts erfinden.
5. Lies jede Zusammenfassung gegen das, was gesagt wurde. Falsche Rückrufnummern sind der häufigste Fehler, deshalb sollte der Assistent Ziffern wiederholen.

Häufige Fragen

Kann ich meine Telefonnummer behalten?

Ja. Bei allen genannten Anbietern richtest du eine Rufumleitung von deiner bestehenden Nummer auf die Nummer des Assistenten ein. Eine Portierung ist nicht nötig.

Versteht ein KI-Telefonassistent Dialekt?

Belastbare Tests dazu haben wir nicht gefunden. fonio bietet laut Geschäftsführer Stimmen mit österreichischem Einschlag an. Ob Anrufer mit starkem Dialekt verstanden werden, musst du selbst testen.

Was kostet ein KI-Telefonassistent für eine Arztpraxis?

Laut Medizinio meist zwischen 50 und 300 € netto im Monat. Doctolib verlangt im Paket 229 € inklusive MwSt. pro Ärztin oder Arzt, CGM 199 € netto pro Standort bei zwölf Monaten Laufzeit, VITAS Basic 119 € netto.

Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?

Das hängt vom Anbieter und von deiner Einrichtung ab. Achte auf Auftragsverarbeitungsvertrag, Serverstandort in der EU, eine Liste der Unterauftragnehmer und darauf, dass keine Tonaufnahmen ohne Einwilligung entstehen.

Ab wann lohnt sich ein KI-Telefonassistent?

Sobald dir regelmäßig Anrufe entgehen, weil du auf der Baustelle oder im Behandlungsraum bist. Schon ein verlorener Auftrag im Monat zahlt bei den meisten Anbietern das Abo.

Transparenz: Links zu fonio und ElevenLabs sind Partnerlinks. Schließt du darüber ein Abo ab, erhalten wir eine Provision, am Preis ändert sich für dich nichts. Die Auswahl und Bewertung der Anbieter hängt davon nicht ab. Außer unserer eigenen Retell-Anrufannahme haben wir keinen der Anbieter im Dauerbetrieb getestet. Preise und Funktionen stammen von den verlinkten Anbieterseiten, Stand 29.10.2026. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.