Zapier
Automatisierung
Zapier — Pionier der No-Code-Automation, etwas teurer, größtes Ökosystem.
Beispiel
Zapier hat die meisten App-Integrationen, ist aber bei vielen Tasks teuer.
Mehr im Glossar
Zapier ist ein Online-Dienst, der verschiedene Webanwendungen miteinander verbindet und Aufgaben automatisiert, ohne dass Sie programmieren müssen.
In einfachen Worten
Stellen Sie sich vor, Sie haben einen persönlichen Assistenten, der ständig zwischen Ihren Programmen hin- und herläuft. Immer wenn in Ihrem E-Mail-Postfach eine Rechnung ankommt, legt dieser Assistent die Rechnung automatisch in Ihrer Buchhaltungssoftware ab und benachrichtigt Ihren Steuerberater per Chat. Genau das macht Zapier: Es überwacht Ereignisse in einem Programm (z. B. eine neue E-Mail) und löst daraufhin Aktionen in einem anderen Programm aus (z. B. einen Eintrag in einer Tabelle). Sie müssen nur einmal festlegen, welche Ereignisse welche Aktionen auslösen sollen – danach läuft alles automatisch ab.
Was bedeutet das technisch
Zapier arbeitet mit sogenannten „Zaps“. Ein Zap besteht aus zwei Teilen: einem Auslöser (Trigger) und einer oder mehreren Aktionen (Actions). Der Auslöser ist ein Ereignis in einer Anwendung, das Zapier über eine Programmierschnittstelle (API) überwacht. Sobald dieses Ereignis eintritt – zum Beispiel ein neuer Eintrag in einer Google-Tabelle – startet Zapier die definierte Aktion in einer anderen Anwendung, etwa das Versenden einer E-Mail über Gmail oder das Anlegen eines Kontakts in Salesforce.
Die Verbindungen zwischen den Programmen stellt Zapier über vorgefertigte Bausteine her. Sie wählen aus einer Liste von über 5.000 unterstützten Anwendungen (darunter Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Shopify, Mailchimp) den Auslöser und die Aktion aus. Zapier kümmert sich um die technische Übersetzung der Datenformate und die Authentifizierung. Für komplexere Abläufe können Sie Bedingungen einbauen („Wenn der Betrag über 500 Euro liegt, dann …“) oder mehrere Aktionen hintereinander schalten. Die Ausführung erfolgt in der Cloud auf den Servern von Zapier, Ihr Unternehmen muss keine eigene Infrastruktur betreiben.
Warum es für KMU relevant ist
Für kleine und mittlere Unternehmen ist Zapier ein Werkzeug, um manuelle, wiederkehrende Arbeiten zu eliminieren. Typische Beispiele: Ein neuer Kunde füllt ein Kontaktformular auf Ihrer Website aus. Zapier erstellt daraus automatisch einen Eintrag in Ihrem CRM-System (z. B. HubSpot), sendet eine Willkommens-E-Mail und legt eine Aufgabe für den Vertrieb an. Oder: Jeden Morgen sucht Zapier in Ihrem E-Mail-Postfach nach Rechnungen mit dem Betreff „Rechnung“ und speichert die Anhänge in einem Ordner in Dropbox. Das spart Zeit und reduziert Fehler durch manuelle Dateneingabe.
Die Kosten sind überschaubar: Zapier bietet einen kostenlosen Tarif mit 100 Aufgaben pro Monat. Für die meisten KMU reicht der Einstiegstarif (ca. 20 Euro pro Monat für 750 Aufgaben). Der größte Aufwand liegt nicht im Geld, sondern in der anfänglichen Einrichtung: Sie müssen genau überlegen, welche Prozesse sich lohnen. Ein Risiko besteht in der Abhängigkeit von Zapier: Wenn der Dienst ausfällt, laufen Ihre Automatisierungen nicht. Für kritische Geschäftsprozesse sollten Sie daher Ausweichlösungen oder eine manuelle Reserve vorhalten. Zudem sollten Sie Datenschutz beachten: Zapier verarbeitet Daten in der Regel auf US-Servern, was bei personenbezogenen Daten eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) erfordert.
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