Use Case
Auf einen Blick
Ein Use Case beschreibt einen konkreten Anwendungsfall mit definiertem Input, Output und messbarem Mehrwert. Er dient als Brücke zwischen Technologie und Geschäftspraxis.
Geschäfts-Praxis
Use Case — Konkreter Anwendungsfall mit definiertem Input, Output und messbarem Mehrwert. „Vertragsanalyse beschleunigen" ist KEIN Use Case. „Mietverträge auf 12 Risiko-Klauseln prüfen mit Ampel-Output" schon.
Was einen guten KI-Use-Case ausmacht
Der häufigste Grund warum KI-Projekte in KMU scheitern: vage Use Cases. „Wir wollen KI einsetzen" ist keine Strategie. „Wir wollen mit KI besser werden" auch nicht. Ein guter Use Case hat fünf Komponenten:
- Input: Welche Daten gehen rein? Wo kommen sie her?
- Output: Was muss am Ende rauskommen? In welchem Format?
- Erfolgskriterium: Messbar, mit Schwelle
- Frequenz: Wie oft pro Tag/Woche/Monat?
- Akteur: Wer macht es heute, wer macht es mit KI?
Use-Case-Beispiele — vorher und nachher
Schlecht: „KI für Marketing"
Zu vage. Was genau? E-Mails? Social Media? SEO? Bilder? Mit welchem Output?
Gut: „Blog-Artikel-Entwürfe für SEO-Themen"
- Input: SEO-Keyword-Liste (50/Quartal) + Markenstil-Guideline
- Output: 1.500-Wörter-Entwurf in Markdown, mit H2-Struktur und SEO-Title
- Erfolg: Entwurf braucht max. 30 min Redaktions-Aufwand bis zur Veröffentlichung (vorher: 4 Stunden Eigenschreiben)
- Frequenz: 5 Artikel pro Woche
- Akteur: Marketing-Lead schreibt heute, Tool entwirft, Praktikantin verfeinert, Marketing-Lead approvet
Use-Case-Matrix für KMU
| Funktion | Use Case | Aufwand-Setup | Wert pro Monat |
|---|---|---|---|
| Marketing | Blog-Drafts mit SEO-Optimierung | 2 Tage | 20–30 Stunden |
| Vertrieb | E-Mail-Entwürfe nach Lead-Klasse | 3 Tage | 15–25 Stunden |
| Buchhaltung | Beleg-OCR + Buchungs-Vorschlag | 5 Tage | 15–20 Stunden |
| Kundenservice | Antwort-Entwürfe + Triage | 4 Tage | 25–40 Stunden |
| HR | Stellenanzeigen-Erstellung | 1 Tag | 5–10 Stunden |
| Geschäftsführung | Markt-Reports + Briefings | 2 Tage | 10–15 Stunden |
| Recht | Vertragsklauseln-Vorprüfung | 5 Tage | 30–50 Stunden |
Use-Cases, die meistens nicht funktionieren
1. „KI ersetzt komplexe Entscheidungen"
Mandanten-Strategie, M&A-Bewertung, Personal-Entscheidungen — hier braucht es menschliches Urteil. KI als Sparringspartner ja, als Entscheider nein.
2. „KI macht ohne Aufsicht"
Vollautomatische KI-Agenten ohne menschliche Letztkontrolle sind 2026 noch ein Hochrisiko. Ergebnis: Halluzinationen, Compliance-Vorfälle, Reputationsschäden.
3. „KI für sehr wenige spezielle Aufgaben"
Wenn der Use Case nur 5× pro Monat vorkommt, lohnt sich die Setup-Investition nicht. Faustregel: ab 20× pro Monat sinnvoll.
4. „KI mit total veränderlichen Inputs"
Bei extrem heterogenen Inputs (jede Anfrage komplett anders) funktioniert KI schlecht. Templates und definierte Strukturen sind die KI-Freunde.
Wie Sie gute Use Cases identifizieren
Methode 1: Mitarbeiter-Workshop
2-Stunden-Workshop mit Power-Usern jeder Abteilung. Frage: „Welche repetitive Aufgabe macht Ihnen jede Woche am meisten Zeitdiebstahl?"
Die Antworten sortieren nach (a) Volumen, (b) KI-Eignung, (c) Risiko. Top-3 Use Cases identifizieren.
Methode 2: Zeit-Tracking-Audit
1 Woche lang trackt jeder MA seine Zeit pro Aufgabentyp. Welche Aufgaben fressen die meiste Zeit? Davon: welche sind strukturiert genug für KI?
Methode 3: Beschwerden-Analyse
Wo gibt es interne Reibung? Was nervt Mitarbeitende? KI kann oft genau diese Reibungspunkte beseitigen.
Priorisierung: Aufwand vs. Wirkung
Eine Effort/Impact-Matrix hilft bei der Reihenfolge:
- Hoher Wirkung, niedriger Aufwand: Sofort umsetzen (z.B. E-Mail-Entwürfe)
- Hoher Wirkung, hoher Aufwand: Strategisch planen (z.B. RAG über Vertragsdatenbank)
- Niedrige Wirkung, niedriger Aufwand: Nice-to-have
- Niedrige Wirkung, hoher Aufwand: Nicht machen
Verwandte Begriffe
PoC · ROI · TCO · Time-to-Value
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Häufige Fragen
Was ist ein Use Case in der KI?
Ein Use Case beschreibt einen konkreten Anwendungsfall, bei dem KI eingesetzt wird, um ein bestimmtes Geschäftsproblem zu lösen. Er definiert Input, Output und den erwarteten Mehrwert.
Wie unterscheidet sich ein Use Case von einer Use Story?
Ein Use Case ist technischer und detaillierter, während eine User Story aus Nutzersicht formuliert ist. Use Cases enthalten oft Schritte und Alternativabläufe.
Welche Bestandteile hat ein Use Case?
Ein Use Case umfasst typischerweise: Name, Akteure, Vorbedingungen, Nachbedingungen, Normalablauf, Alternativabläufe und Ausnahmen.
Warum sind Use Cases wichtig für KI-Projekte?
Sie helfen, Anforderungen klar zu definieren, den Geschäftswert zu quantifizieren und die Kommunikation zwischen Fachabteilung und Entwicklung zu verbessern.
Zuletzt aktualisiert: 2026-06-01 · Autor: Florian Neuhuber
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